לאחר ששיבצנו שעות לימוד למורים או לפי מקצועות, נעבור לבניית המערכת עצמה. על מנת לבנות את המערכת ישנם כמה אופציות: לפי כיתה , לפי מורה, לפי מקצוע.

מערכת שעות בית ספרית

שעות פרטניות

מערכות כיתה ומורה

בלחיצה על כפתור זה יפתח המסך הבא:

בצידו הימני של המסך יש אפשרות לבחירת המערכות שיוצגו: מורים, כיתות וחדרים.
בכל לחיצה על מקום החיפוש נוכל לבחור את שם המורה , הכיתה או החדר שאנו רוצים לראות במערכת.
ניתן לבצע בחירה מרובה , למשל ניתן לבחור את כל המורים , כל הכיתות וכל החדרים ע"י לחיצה על כפתור "בחר הכל".
ניתן בכל שלב לנקות את החיפוש ולהתחיל מחדש ע"י לחיצה על כפתור"נקה" .
לאחר הבחירה יש לגלול את המסך מטה על מנת לראות את מערכות השעות שנבחרו.

לאחר הבחירה נוסף הכפתור לשורת הכותרת מצד שמאל. לחיצה על כפתור זה מאפשרת לסמן שעה מסויימת או מספר שעות במערכת , כאשר הבחירה נעשית על מערכת אחת אך תופיע באופן עיקבי באותן שעות שסומנו בכל המערכות שנבחרו.
יכול לשמש לבדיקה איזה מורה פנוי או איזה חדר פנוי.

בנוסף בעמוד זה קיימת אפשרות הדפסה של כל מערכות השעות שנבחרו. לאחר שבחרת את המערכות הרצויות יש ללחוץ על הכפתור הירוק "הדפס". כל המערכות ירדו למחשבכם כקבצי אקסל שאותם ניתן להדפיס (ראה למטה הוראות הורדה והדפסה על מנת להדפיס בצורה תיקנית).

הורדה לאקסל והדפסה

בכל אחת מהאופציות בהם נבחר ובכל שלב ניתן להוריד את מערכת/ות השעות לאקסל וכך להדפיסם או לכל שימוש אחר. לחיצה על כפתור זה תוריד את המערכות הנבחרות לקובץ אקסל במחשבכם.
על מנת להדפיס את המערכות בצורה מסודרת ותקינה יש לעקוב אחר ההוראות. מצורפים צילומי מסך עם הסברים וסרטון וידאו קצר המראה את כל התהליך.
1. לחץ על כפתור ה"הורד לאקסל" במערכת.
2. לחץ על הקובץ שירד בתחתית המסך.

3. לחץ על כפתור "אפשר עריכה".

4. בחר את אחד הגליונות בתחתית המסך ולחץ על כפתור ימני בעכבר ובחר "Select All Sheets" (בחר את כל הגליונות).

5. לחץ על "Page Layout" (פריסת עמוד), לאחר מכן לחץ על "Orientation" (כיוון) ובחר "Landscape" (לרוחב).

6. כעת בחר ב "width" ובחר Page 1 לאחר מכן בצע אותו דבר ל "height".

7. לחץ על הכפתור הקטן "Page Setup" (הגדרות עמוד).
עבור ללשונית "Header/Footer" (כותרת עליונה/תחתונה),
בחר ב "Custom Header"(כותרת מותאמת אישית) ,
עמוד על התיבה האמצעית ולחץ על "Insert sheet name" (הכנס שם גליון)
ובחרו "OK".

7. לאחר שינוי ההגדרות בחר ב "File" (קובץ) ,
בחר ב "Print" (הדפס)
בחר "Print Active Sheets" (בחר גליונות פעילים),
לבסוף לחץ על הדפסה.
שים לב שתגוצה המקדימה רואים את כל המערכת.

סרטון קצר הכולל את כל השלבים.

הגדרות תצוגה

כדי לקבוע את הגדרות התצוגה יש לעמוד על סימן ההגדרות, (מסומן בעיגול אדום). כעת תוכלו לבחור איזה קריטריונים תרצו לראות בכל שעת מערכת במערכת השעות . כגון: שם המקצוע, שם המורה, באיזה חדר יתבצע השיעור, האם להציג ימי שישי במערכת והצגת שעות פרטניות. ברירת המחדל היא שכל הקרטריונים מסומנים , ניתן לשנות זאת ע"י לחיצה על הריבוע המתאים ליד כל קרטריון. בנוסף יש אפשרות לראות שעות נוספות במערכת (ברירת המחדל היא שהמערכת תציג 12 שעות ). במידה וביצעתם שינויים כלשהם בהגדרות הצפייה יש לבצע רענון לדף לאחר מכן.